1、標題：標題格式位置居中，寫(xiě)在正文正上方，字體可以適當調大，標題應當簡(jiǎn)單醒目；
2、正文：一般采用首行縮進(jìn)格式，即空兩個(gè)再開(kāi)始寫(xiě)，一般正文要寫(xiě)清時(shí)間、貨物數量、單價(jià)、金額等詳細情況，以及說(shuō)明扣款原因等一些注意事項；
3、落款：一般要寫(xiě)上相應的個(gè)人的姓名或單位的名稱(chēng)，寫(xiě)上扣款日期。
以上就是扣款說(shuō)明的寫(xiě)法。
供應商扣款規定
一般供應商扣款的項目包括一下幾種情況：
1、產(chǎn)品有品質(zhì)問(wèn)題，但可讓步接收，不必退貨但統一折價(jià)進(jìn)貨；
2、產(chǎn)品在運輸途中出現損壞、短缺等問(wèn)題，或是因延期而給進(jìn)貨方造成一定的經(jīng)濟損失；
3、因供應商未按指定時(shí)間交貨，交期遞延而遭客戶(hù)索賠。
發(fā)生爭議時(shí)的處理：如若供應商和本公司對這種情況認識存在分歧，可以由雙方共同尋找第三方獨立機構進(jìn)行認證，由錯誤的一方承擔相關(guān)費用。需要注意的是，原則上第三方機構屬地應該接近本公司所在地。
